I processi di stampa e la gestione dei documenti rappresentano da sempre una criticità per le organizzazioni e spesso non vengono considerati alla pari di altre attività governate da soluzioni ICT, come sicurezza dei server e delle reti, oppure come il back-up dei sistemi aziendali.

In questo contesto, l'entrata in vigore il prossimo 25 maggio del Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati, noto come GDPR, richiede una particolare attenzione in quanto i sistemi di stampa non sono esclusi da questa normativa.

Una stampa dimenticata per giorni su una stampante o una multifunzione, in un ambiente accessibile a molte persone, oppure un documento stampato senza accorgimenti di sicurezza particolari, potrebbe rappresentare una possibile fonte di violazione delle regole sulla protezione dei data (data lass).

Sharp, insieme alla sua rete di Partner Dealer mette a disposizione dei propri clienti le sue competenze e soluzioni hardware e software, per garantire la sicurezza e la compliance GDPR in tutte le fasi del ciclo di vita dei documenti e delle stampe.

Progettare un sistema di sicurezza e compliance per i sistemi di stampa non si limita all'installazione di un software o all'aggiornamento di un driver di stampa, ma implica un'analisi e una gestione di tutte le fasi del ciclo di vita della stampa, e in particolare:

1. sicurezza dell'infrastruttura attraverso specifiche politiche di stampa;
2. modalità di utilizzo dei sistemi di sicurezza;
3. messa in sicurezza dei documenti.

Quali sono le politiche di stampa corrette per l'organizzazione? È così necessario consentire la possibilità di stampare fuori dal normale orario di lavoro? È utile limitare l'autorizzazione a effettuare determinate stampe per alcune categorie di utenti? Una volta formulata un'idea chiara delle politiche da implementare, ci si può concentrare su come renderle operative. La soluzione Sharp consente di impostare e personalizzare qualsiasi politica di stampa n modo semplice ed efficace.

Di solito i lavori di stampa degli utenti vengono inviati direttamente alla stampante per la stampa immediata. Per evitare sprechi di carta e toner, stampe dimenticate sui dispositivi, oppure che un utente prenda per errore le stampe di un collega, la soluzione Sharp consente di stampare il lavoro solo previa autenticazione dell'utente sul dispositivo. Il sistema consente inoltre di impedire il rilascio dei lavori quando il dispositivo di stampa è in errore. Solo dopo la risoluzione del problema e l'autenticazione dell'utente, la stampante Sharp rilascerà la stampa.

Una soluzione di stampa sicura e compliant alla normativa GDPR deve poter tener traccia di tutti i lavori di stampa, in particolare le informazioni che identificano l'utente che ha stampato il documento, il computer utilizzato per generare il lavoro di stampa, la stampante di output, la data e l'orario della stampa. La presenza di questo controllo aumenta non solo la tracciabilità dei documenti, ma incoraggia gli utenti ad agire con maggiore integrità e responsabilità. La soluzione Sharp, oltre ad offrire un sistema di memorizzazione di tutti questi dati, consente agli ammnistratori di esplorare e rivedere il contenuto dell'attività di stampa nel proprio ambiente, garantendo una maggiore sicurezza dei processi di stampa e della gestione dei documenti.

Dal 25 maggio 2018 il nuovo Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (GDPR) sostituirà l'ormai obsoleta Direttiva sulla protezione dei dati del 1995. La vecchia normativa rendeva già le aziende responsabili della protezione dai dati in loro possesso dei clienti e dipendenti, ma non teneva conto dei siginificativi cambiamenti in materia di circolazione dei dati personali avvenuti negli ultimi anni. La quantità di dati che le aziende conservano oggi è di gran lunga superiore a quella del 1995, quando motori di ricerca come Google, social network come Facebook e strumenti di marketing digitale come Salesforce non esistevano. L'avvento di queste nuove piattaforme online ha generato grandi quantitativi di dati (Big Data) che fino ad oggi non sono mai stati adeguatamente regolamentati.

Il GDPR (ufficialmente denominato Regolamento UE 2016/67) si pone l'obiettivo di discliplinare adeguatamente il mondo digitale e di proteggere i dati personali che vengono attualmente raccolti, archiviati e utilizzati in modi prima sconosciuti. Ad esempio, tutti i sistemi di identificazione online, come gli indirizzi IP, ora sono considerati dati personali. Ai sensi del GDPR, i cittadini residenti nell'Unione Europea possono richiedere copia dei loro dati detenuti da un'azienda e nessun dato potrà essere elaborato ai sensi di legge senza il consenso informato del proprietario. In questo modo s'intende non solo tutelare i diritti dei cittadini come “soggetti di dati”, ma anche offrirgli una maggiore autorità su come le aziende gestiscono le loro informazioni personali. Il mancato adempimento alla normativa prevede per le aziende multe severe, con sanzioni che possono arrivare fino a 20 milioni di Euro o fino al 4% del profitto annuale globale.

Il GDPR intende uniformare la normativa sulla protezione dei dati in tutta l'Unione Europa e contribuirà a instaurare un sistema più semplice, soprattutto per le aziende multinazionali. Anche le piccole e medie imprese dovranno assicurare la loro totale conformità, esattamente come facevano con le versioni ratificate localmente della Direttiva UE sulla protezione dei dati. Oltre a garantire processi efficaci, documentati e verificabili per la raccolta, archiviazione e distruzione delle informazioni riservate, le aziende dovranno anche formare il loro personale sui meccanismi della nuova normativa al fine di garantire una gestione responsabile dei dati.