Secondo una recente ricerca commissionata da Sharp e condotta da Censuswide nel mese di aprile 2016 emerge che in Europa ogni impiegato perde in media 13 ore di lavoro al mese cercando documenti e aspettando che vengano stampati. Ciò significa ben 19 giorni all’anno di lavoro persi, quasi 4 settimane di improduttività.

Per la ricerca sono stati intervistati oltre 6.000 lavoratori di nove paesi europei, tra i quali l’Italia e si è riscontrato che un impiegato spreca in media 19 giorni l’anno a causa della tecnologia lenta o poco efficiente, pari a quasi 4 settimane.

La tecnologia dovrebbe aiutare a velocizzare il lavoro, ma in realtà, vecchi dispositivi e software difficili da utilizzare spesso fanno perdere tempo. Ad esempio, si è scoperto che in Europa un impiegato passa in media 22 minuti al giorno cercando i file sul server.

L’uso della stampante è inoltre più lento di quanto dovrebbe: si aspettano sei minuti al giornoche si riscaldi e quasi nove minuti al giorno che i documenti siano stampati.

Questi tempi morti causano perdite di opportunità, di profitti e persino di impiegati, infatti uno su sette (14%) dichiara che non sarebbe interessato a cercare un altro impiego se l’ufficio in cui lavora fosse dotato di una tecnologia più avanzata, mentre più della metà (53%) sostiene che sarebbe più produttivo.

Cosa possiamo fare per recuperare questo tempo?

Utilizzando prodotti tecnologici avanzati, facili da usare, che si possano connettere tra di loro e che aiutano ad automatizzare i compiti abituali. Ma non si tratta solo di avere i migliori hardware e software, si tratta di dare priorità all’efficienza e di cambiare l’approccio al lavoro.

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La ricerca Sharp si conclude con una interessante intervista a Clare Evans, esperta di Gestione del Tempo e autrice del best seller Time Management for Dummies, La Evans elenca alcuni suggerimenti e consigli che possono essere adottati da ogni ufficio, a prescindere dalle dimensioni e dal budget disponibile, al fine di recuperare quei minuti e quelle ore perse.

Ecco qui i suggerimenti per quanto riguarda l’ottimizzazione delle attività di stampa:

1. Stabilisci e mantieni un budget adatto destinato alla tecnologia. Includi il costo dei contratti di assistenza, in modo che i dispositivi possano essere controllati regolarmente per evitare guasti improvvisi.
2. Rispetta il budget ma non lesinare sulla tecnologia. Pensa attentamente alle cose di cui puoi aver bisogno. Comprare una stampante da tavolo economica probabilmente ti farà risparmiare nel breve periodo, ma quando ti renderai conto del tempo speso ad aspettare e a stampare, della perdita di produttività e del costo dei materiali di consumo, solo allora capirai quanti soldi hai perso nel lungo periodo.
3. Investi in una tecnologia che cresce, come fai tu. Perché perdere tempo a sostituire un dispositivo e imparare a utilizzarne uno nuovo, quando puoi allungare la sua vita utile?
   Suggerimento Eurotecnica Sharp: la serie MX delle MFP Sharp può essere aggiornata per includere funzioni avanzate quando ne hai bisogno, come ad esempio le opzioni di finitura extra per la stampa di opuscoli.
4. Quando acquisti un dispositivo, tra le caratteristiche indicate, controlla anche i tempi di riscaldamento.
   Suggerimento Eurotecnica Sharp: offriamo MFP con sensori di movimento che si accendono quando qualcuno si avvicina.
5. Prova a raggruppare i file da stampare, in modo da lanciare le stampe in una sola volta. Suggerimento Eurotecnica Sharp: la maggior parte delle nostre MFP sono dotate della funzione “pull printing”,una coda di stampa virtuale contenente tutti i documenti inviati, cosi da stampare tutto in una sola volta, quando si è pronti.
6. Evita di sprecare tempo (e risorse) stampando documenti di grandi dimensioni con errori. Spesso gli errori vengono scoperti solo dopo aver premuto il tasto “stampa” per 100 copie. Fai sempre una prova di stampa su carta.
   Suggerimento Eurotecnica Sharp: i nostri dispositivi offrono la funzione “campione di stampa”, che consente di controllare la prima copia e poi continuare la stampa premendo semplicemente il tasto sul dispositivo.
7. Utilizza le applicazioni che ti consentono di lavorare dai tuoi dispositivi mobili oltre che sul PC.
   Suggerimento Eurotecnica Sharp: la nostra Sharpdesk app per dispositivi mobili consente di stampare in modalità wireless dal tuo telefono o tablet tramite una MFP supportata, senza accedere a una rete o avviare il computer. È possibile anche inviare la scansione dalla MFP al tuo cellulare o tablet e utilizzare l’applicazione per condividere i documenti con altre applicazioni del tuo dispositivo, per una maggiore produttività.