La conversione digitale dei documenti cartacei libera le informazioni contenute nelle pagine stampate, alimentando i processi di business.

In particolare, la loro dematerializzazione permette:

• la condivisione più veloce delle informazioni
• l’elaborazione di risposte in tempo reale
• l’accesso da remoto ai dati
• una maggiore protezione delle informazioni
• flussi operativi più efficienti e completamente tracciabili
• l’integrazione dei documenti in processi già digitalizzati
• la veicolazione delle informazioni su più canali di comunicazione
• risparmi sugli spazi fisici di archiviazione

Digitalizzare i documenti: la dematerializzazione supporta la conformità e mitiga il rischio

Scansire tutti i documenti e disporre di una loro immagine in alta qualità rappresentano oggi due capisaldi imprescindibili di tutte le iniziative aziendali di conformità e mitigazione del rischio: in qualunque momento i revisori potrebbero, infatti, chiedere alle imprese di fornire copia di giustificativi e documentazione ufficiale, da produrre in forma sempre leggibile. Eppure, sono molte le organizzazioni che ancora sottovalutano l’importanza delle scansioni.

documentali nella propria corporate governance e, questo, nonostante le stesse normative sulla conservazione sostitutiva attribuiscano al documento informatico valore probatorio ai fini fiscali e legali. In particolare, con il Decreto del 2004 introdotto dal Ministero dell’Economia e delle Finanze e quello del Cnipa dello stesso anno, da tempo è possibile archiviare e conservare su supporti ottici i documenti cartacei, eliminandoli addirittura definitivamente se si fa uso della firma elettronica qualificata e della marcatura temporale. Tra i numerosi vantaggi introdotti da questi provvedimenti, le aziende possono beneficiare della riduzione degli spazi di archiviazione, dell’abbattimento dei costi nascosti di gestione, di una maggiore velocità di ricerca dei documenti e della mitigazione dei rischi associati.